Como dejar de trabajar demasiado

¿Estás harto de trabajar horas extras? Cada día pasa lo mismo: alrededor de las siete de la tarde empiezas a estar cansado, pero aún no puedes salir de la oficina, porque hay que finalizar el plan de proyecto. Al las nueve todavía estás trabajando –junto con algunos compañeros– y pensáis en pedir una pizza. Mientras estás cenando, llamas un momento a casa para poder hablar con tu hija antes de que se vaya a dormir. A las diez finalmente has acabado todo el trabajo y puedes recoger para irte a casa. Ya sabes que mañana seguramente volverá a pasar lo mismo…

También puedes llevarte el trabajo a casa. Tienes una buena conexión a internet, un portátil de la empresa y un smartphone. Parece una solución mejor, pero si cada noche estás trabajando en tu despacho en casa –con la puerta cerrada para evitar las interrupciones de tu hija– notarás que no ha cambiado mucho. Finalmente te preguntas si realmente existe el tiempo libre.

Trabaja las horas que te pagan (o no)

¿Realmente no hay otra manera de trabajar? ¿Será posible de salir de la oficina a las seis en punto sin tener que trabajar en casa?, Cuando eres emprendedor probablemente estas preguntas no son las mismas, ¿Podré terminar todo lo que tengo que hacer en buen tiempo?

De vez en cuando, no es problema si hay que trabajar unas horas extra, pero si este comportamiento se convierte en algo habitual, notarás que no estás contento con la situación y hay que buscar una solución.

Hay más trabajo que horas al día y siempre será así. Solo tú decides cuanto tiempo quieres dedicar a cada área en tu vida: trabajo, familia, salud, amigo. Decide cuántas horas quieres trabajar y usa este tiempo con eficacia, diciendo No a todas las tareas que no te ayudan a lograr tus objetivos.

Esto para cuando tenemos un empleo, pero que pasa con los emprendedores, empresarios, y demás, finalmente no tenemos hora de salida, no tenemos horario de entrada, no hay una jornada laboral establecida, sin embargo si hay estrategia.

La estrategia favorita de muchos además de la delegación, es usar la ley de pareto o la ley del 80/20, en la que intencionadamente dejamos de hacer el 80% de las “cosas” que nos aportan el 20% de la utilidad, por el bien del 20% que nos aportan el 80% de las utilidades, es decir, despedir clientes que no son buenos clientes, cerrar proyectos que son un gasto innecesario, entre muchas otras opciones, despedir clientes, y cerrar proyectos siempre es duro pero es lo que se tiene que hacer.

Es difícil decir ‘NO’

A veces es complicado decir que no quieres hacer algo, por la cultura de la empresa, porque no eres un tipo dominante o por tu inseguridad – no sabes qué pensará tu jefe o tus compañeros de ti. Es mucho más fácil no decepcionar a la gente diciendo sí a todo y trabajar un poco más. Así evitas problemas – al menos a corto plazo.

También es probable que tu jefe no acepte un NO si no sabes explicarlo con argumentos claros. La mayoría de los gerentes realmente quieren ayudar a sus empleados con la gestión de la carga de trabajo, mientras pueden explicar porqué están tan ocupados que no pueden hacer esta nueva tarea. Si no tienes un inventario completo de todos tus compromisos, será difícil de argumentar cuáles son tus prioridades.

Finalmente, algo que pasa muy a menudo en mis planificaciones es que soy demasiado optimista; subestimo el tiempo necesario para hacer las tareas. Si realmente crees que aún queda espacio en tu agenda para hacer esta tarea, naturalmente la aceptas, aunque la realidad te enseña cada semana que no hay tanto espacio libre.

Cuando eres emprendedor o empresario, decir no se vuelve una rutina, algo común, después de tantos años sabes que es lo que no te conviene y lo que si, en mi caso, cuando tengo proyectos que son muy pequeños los suelo hacer con un equipo de personas que exclusivamente se dedican a llevar proyectos pequeños, por ejemplo, el diseño de un logotipo; Cuando el proyecto sobrepasa a este equipo entonces trabajamos con otro equipo y así sucesivamente, intento no despreciar ningún proyecto pero lo cierto es que no siempre es buena idea aceptar todo, sobre todo porque no todos los clientes son buenos clientes.

Cómo controlar la carga de trabajo

¿Qué podrías hacer para disminuir la carga de trabajo? Es un tema muy amplio que no podré explicar en un artículo, pero puedo compartir algunos consejos:

1. Aprende a decir ‘NO’ Si te cuesta descartar tareas y proyectos, hay que aprender a decir no (o decir un sí cualificado). Existen una multitud de opciones, desde cursos especializados hasta artículos en blogs reconocidos.
2. Trata tu trabajo de forma profesional. No trabajas como voluntario, has hecho un trato comercial con la empresa: ellos te pagan por tu tiempo, energía y atención. Además, has firmado un documento con los condiciones de este trato, que siempre especifica el número de horas que hay que trabajar. Solo tu eres el responsable de cumplir tu parte del trato. Si no puedes finalizar el trabajo dentro de los límites del contrato, hay que renegociar. Si realmente es necesario que trabajas más horas, también deberías recibir una recompensa más grande.
3. Planifica una sesión de revisión semanal. Es importante dedicar al menos una vez a la semana un poco de tiempo para evaluar tus prioridades y completar el inventario de todo el trabajo pendiente. En esta hora de reflexión también puedes planificar la semana que viene. ¿Cuántas horas estarás en reuniones? ¿Cuanto tiempo tendrás disponible para avanzar en los proyectos grandes? ¿Hay espacio para imprevistos?.

En el punto de planificación es muy importante que te concentres en que estás haciendo, por ejemplo, personalmente tengo toda la semana llena de juntas para mostrar avances, para planificar, para la creación de estrategias, y siempre es necesario que estando en esa junta, ese sea el único objetivo que tengas en mente, porque si estás disperso o no sabes que estás haciendo, esa es una junta inútil.

Salvo alguna excepción, no es necesario trabajar más horas. Para combatir las horas extras necesitas un inventario de todo el trabajo pendiente y las habilidades para argumentar con tus colaboradores porqué no puedes hacer una tarea.

Te recomiendo un libro de Brian Tracy: Administración del Tiempo.

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