Claves para ordenar tu escritorio

Aunque un escritorio lleno de objetos comúnmente se relaciona con las mentes creativas, en realidad por lo general sólo es sinónimo de desorden que necesita limpiarse. De acuerdo con un estudio realizado por Office Depot, el 93 por ciento de los dueños de PyMes creen que una oficina organizada lleva a una mayor productividad; sin embargo, el 75% desea que sus espacios de trabajo estuvieran mejor ordenados.

Para ayudarte a hacer las cosas, contactamos a cinco expertos en organización para que nos compartieran sus mejores consejos para crear un espacio de trabajo ordenado y productivo. Toma nota:

Piensa en tus cajones como una jerarquía de importancia

Cuanto más cercano está un cajón o gaveta a tu mano dominante, mayor es su importancia, señala Maxwell Ryan, fundador de Apartment Therapy, un sitio Web que ofrece consejos para mantener organizados los hogares.

Conserva las herramientas que son básicas para tus tareas (como plumas, lápices, engrapadora, clips y post-its) en los cajones más cercanos o altos, de manera que puedas removerlas fácilmente. “Sé muy selectivo en cuanto a los artículos que colocas en ese espacio”, dice. “Cuando todo es importante, entonces nada lo es”.

Guarda sólo lo que necesitas

Pon todos los artículos de oficina que están en tu escritorio o cercano a él en una caja. Durante una semana, monitorea los objetos que sacas de ella y presta atención a aquellos que usas con mayor frecuencia, sugiere Sara Skillen, fundadora de SkillSet Organization.

“Este método te dará una buena idea de cuáles son tus verdaderas necesidades de artículos de oficina”, dice. “Sabrás qué debe estar en tu escritorio y qué debe guardarse en un gabinete o clóset”.

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Deshazte de la caja o archivero donde conservas tus papeles

Una caja o archivero horizontal sólo crea pilas interminables de papeles en tu escritorio, dice Melissa Picheny, fundadora de Declutter + Design, con sede en Nueva York. “Los papeles también se pierden o se colocan inadecuadamente en pilas”, dice.

En lugar, Picheny sugiere reemplazarla con gavetas verticales, que se colocan en tu escritorio y guardan papeles importantes, mostrándolos verticalmente. Debido a que tienen compartimentos, los papeles puestos al fondo también son visibles. “Úsala para almacenar papeles que quieres guardar en tu escritorio o papeles que no has revisado aún”, recomienda.

Rutinariamente, purga tus papeles

Ochenta por ciento de lo que tenemos en el escritorio no obtiene una segunda vista, dice Debbie Williams, coach de productividad y fundadora de Common Sense Organizer. “Cuando purgas los objetos obsoletos, liberas tu espacio de trabajo”, asevera.

Reúne los papeles en tu escritorio y archívalos, tíralos o úsalos. Cuando se trata de archivar, existen dos tipos básicos de documentos: los archivos y los actuales. Los documentos archivo contienen, por ejemplo, los papeles legales y de impuestos. Éstos deben almacenarse separadamente de los actuales, que incluyen artículos como recibos, garantías, manuales, materiales de referencia e información de los clientes. Williams sugiere deshacerte de todo aquello que no has necesitado en el último año (a excepción de documentos legales o de impuestos).

Usa pistas de colores

En una oficina puede resultar especialmente retador evitar que los papeles y objetos se mezclen. Para eliminar cualquier tipo de confusión, asigna colores de folders o archiveros para cada asunto, recomienda Holly Bohn, directora creativa de See Jane Work, un sitio que ofrece productos de organización para oficinas. Así no tendrás que revisar etiquetas o leerlos para entender rápidamente de qué se tratan.