Monitorea tu tiempo para ser más productivo

Para hacer cambios efectivos en tu vida necesitas saber dónde te encuentras. ¿Qué está funcionando? ¿Qué puede mejorarse? Para completar lo que es importante para nosotros en 1440 minutos (los que tiene un día) debemos determinar hacia dónde dirigir nuestra atención.

La productividad surge de monitorear que haces actualmente a lo largo de la jornada. Recomiendo monitorear segmentos de 30 minutos durante dos días laborales seguidos para descubrir cómo usas cada bloque de tiempo. Por ejemplo, de 7:00 a 7:30, tu explicación podría ser: Trasladarme a la oficina, leer mis emails y revisar los mensajes de mi celular.

Muchos de nosotros creemos saber cómo gastamos cada día. Pero monitorear activamente lo que haces en 24 horas te ayudará a definir la manera en que usas tu tiempo. Este ejercicio te permitirá tener un vistazo a tus resultados existentes y una base sobre en qué aspectos necesitas hacer mejoras.

Una vez que tienes completamente claro en dónde estás, puedes iniciar tu travesía de enfoque hacia dónde quieres estar. Identifica tareas o actividades que pudieras hacer diferente. Haz ajustes. Compara los nuevos resultados con tu punto de inicio. Con los cambios que has realizado, ¿estás más cerca de obtener los resultados deseados? Si no es así, reajústalos. Después monitorea y observa de nuevo.

Una vez trabajé con un ejecutivo cuyo tiempo se iba prácticamente en hacer llamadas. Cuando me pidió sugerencias sobre cómo enfocar mejor su tiempo le pregunté “¿Cuántas llamadas hiciste ayer?”. Él me respondió que unas 10. “¡Mentira!”, le contesté. Aunque creí que mi sinceridad lo molestaría, él me sonrió y afirmó que aunque hubiera querido hacer 10, sus minutos se consumieron en 4 ó 5 llamadas.

Así que decidí retarlo. Le di 10 monedas y le sugerí que las pusiera en el lado izquierdo de su escritorio. Cada vez que hacía una llamada tenía que mover una moneda al lado derecho, como un recordatorio de que su intención fue completada. Cuando hablamos la siguiente semana, me aseguró que estaba realizando más llamadas, todo porque había identificado dónde estaba, determinado hacia dónde quería ir y hacer de su estrategia un juego.

Mantenerse enfocado es crítico, pero puede ser sumamente difícil si estás maniobrando demasiadas pelotas al mismo tiempo. Cambiar continuamente el enfoque disminuye la productividad y compromete tu flujo de trabajo, lo que te evita completar tus tareas más importantes y forzarte a gastar más tiempo del necesario en terminar las cosas.

Para desarrollar una mentalidad de “enfoque en terminar” considera qué NO harás durante las próximas 24 a 96 horas. Muchos de nosotros tenemos más cosas que hacer que las humanamente posibles. Determinar qué pendientes de tu agenda pueden posponerse por un día sin causar problemas te permitirá enfocarte en el resto.

Un simple temporizador de cocina o de celular establecido para 15 minutos puede ayudarte a desarrollar una mentalidad “enfoque en terminar”. Durante esos 15 minutos, enfócate en una sola tarea. Si al final del tiempo tienes más que hacer, vuelve a poner 15 minutos y reenfócate en esa tarea. Este método sencillo te ayuda a reducir las distracciones y a trabajar con una sola meta en mente.

¿Y entonces cómo gastas menos dinero, haces más cosas y estás más feliz? Busca claridad y enfoque hasta que la tarea que tienes en mano sea completada. Con estos sencillos pasos harás lo que mejor haces ahora, aún mejor.